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<<   作成日時 : 2015/06/30 15:10   >>

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個人情報の入った文書を、メールで送ったり、クラウドサーバーで共有したりする場合、ファイルがインターネット上を移動することになります。万が一、パソコンからインターネット経由で盗まれることもあり得ます。自分の個人情報だけならともかく、会員名簿などを管理する場合、パスワード付保存を心がけましょう。

そういう内規があったのに、個人情報のファイルにパスワードもかけていなかったことが、年金機構で問題にされていますね。自らも、パスワード保存を心がけましょう。「パスワードは破られることもあり、完全とは言えない」という批判がありますが、そりゃあそうで、スーパーコンピューターを使って1年もかければ破られてしまうでしょう。しかし、鍵があれば貧乏な泥棒はあきらめます。鍵をかけることに意味があると考えましょう。

●ワード文書の場合 ワードに限らず、エクセルなどのofficeシリーズは、パスワード付保存が可能です。
名前を付けて保存の画面で、下のツールボタンを開きます。

sec01

全般オプションの中に、パスワード付保存があります。

sec02

通常は、読み取りパスワードを設定すれば十分です。書き込みなどをしてもらいたくない場合は、書き込みパスワードも設定できます。
これらは、同じものでも異なるものでも構いません。パスワードはm覗かれても見えないように***になっています。最初に設定では、確認があります。

パスワードを設定したファイルは、開こうとすると、パスワード入力画面が開きます。

sec03 これで安心ですね。でも、パスワードを忘れたら、作成者にも開けません。

●PDFで保存する

Office2007から、Officeソフトだけで、PDF形式の保存が可能になりました。
PDF形式で保存すると、メリットがいくつかあります。同じソフトを持っていなくても、バージョンが異なっていても、関係なく開けること。世の中、ワード・エクセルを持っている人ばかりとは限りません。そういう人に、ワードのままのファイルを送っても、開くことができません。そこで、PDFに変換したものを送ると、インターネットを使っている人であれば、PDFは見えるので、ソフトの有無・バージョンの差も関係ありません。PDFは、紙ではないがデジタルで印刷したものと同じです。
印刷したものだから、研修・改変ができまい、というメリットがあります。勝手に修正されて、転用されるという心配がありません。もう一つのメリットが、PDFもパスワードを付けることができることです。

ワード文書を、名前を付けて保存の画面で、ファイルの種類の変更をします。

sec04

ファイルの種類を開いて、PDFを選びます。ファイル名の拡張子は、自動的にpdfになります。

ここで、今度はオプションボタンを開きます。

sec05

一番下に、PDFのオプションがあり、「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れます。

sec06 OKをクリックすると、パスワード設定画面が開きます。

sec07

ここで、注意すべきは、元のワードファイルがパスワード筑で保存してあっても、これを別名で保存する場合は、その設定が無くなるということと、PDFのパスワードの設定は別の場所からするということです。

sec08

この警告は、そういう意味です。はいで進みます。

下の画面は、adobeリーダーで開いた時の、パスワード入力画面です。PDFを開くソフトが異なっていれば、別の形式の画面になります。

sec09

●パスワードの決め方

どういうパスワードにしたらいいかわからない!という人が多いのですが、数字だけでなくアルファベットを混ぜるということを心がけます。
何故アルファベットを混ぜるかというと、数字は10種しかありませんが、アルファベットは26種あるからです。4ケタの場合、数字だけだと10000種類(10×10×10×10)しかないので、10000回試せばそのうち見つかってしまいます。しかし、4ケタのうち1桁だけでもアルファベットを入れれば、104000通りになります。(10×10×10×26×4)


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