エクセルで作った住所録を、ワードの葉書宛名で使う

ワードは、住所録のような表物を作るにはむきません。並べ替えやフィルターなど、エクセルのデータベース型で住所録は作った方がいろいろ使えます。エクセルで、住所録を作るときは、項目行を1行・あとはデータ行を1件1行の形式で作ります。宛名印刷に使う場合は、住所は最低2行に分けること、郵便番号を入れること、姓・名を分けることなどが必須条件です。連名を入れておけば年賀状などにも使えます。

これができているものとして説明します。ワードの「葉書宛名ウィザード」を起動します。

葉書宛名ウィザードの起動  ツール・葉書と差し込み印刷・葉書印刷をクリックします。

Image1

宛名面の作成をクリックします。実は、文面も簡単に作れます。

ウィザードとは、魔法使いのことですから、後は次へ・次へをクリックしていけば、魔法のように簡単に作れるはずですが、途中の選択肢をよく見ながら進んでください。

Image2

縦書きと、文字のフォントを選ぶことを忘れないように。後からもできますが、面倒です。

差出人情報を入れる

Image3

アドレス帳を選ぶ ここが肝心です。どこの、なんと言うエクセルファイルか確認しておきます。

ここでは、デスクトップの 住所録.xls を使います。

Image4

他の住所録を差し込むにチェックを入れ、参照ボタンをクリックします。MyDatasourceが開きますが、デスクトップボタンで場所を変えて、目的のエクセルファイルを選択します。

Image5

シートを聞いてくるので、選択してOKをクリックします。

通常は、自動で項目を選択してくれますが、住所2の位置や連名を入れる場合直さないといけない場合があります。それらは後で設定します。

Image6 これで完了すると、宛名の入った葉書が表示されます。

Image7

ここで、4-15-1の住所2の部分を選択して、ドラッグして左のマスに入れます。

これで住所2の位置が修正できます。場所は、下の方が良いので、選択して下詰めに変更します。

実は、2行目のマスは、会社名・役職などが入る場所なので、役職名を住所2にしても良いのですが。

住所録に、会社名・役職などがあれば、1行目に住所1と2が2行入るままでも構いません。

どういうわけか、連名が無視されて入らないようなので、必要なら後で追加します。


差し込み印刷ツールバーの表示 表示・ツールバー・差し込み印刷にチェックを入れます。

Image8 通常は、自動で表示されますが、無ければ自分で表示します。ここの送りボタンで宛先が変更できます。データ・フィールドの一致で、住所2や連名の項目を直します。

Image10 エクセルの住所録の項目名を、これと同じにしておけば、自動で認識されます。列の順番は自由で構いません。

差し込み項目の追加 連名用の差込フィールドを追加します。

Image9

ボタンの位置が分かりにくいですが、「差し込み印刷フィールドの挿入」という文字が出るボタン(Wordフィールドの挿入ではなく、その左のボタン)をクリックします。

予め、姓・名の入っている箱を選択した上で、連名を選んで挿入ボタンをクリックすると、連名のフィールド(場所)が追加されます。

不要なフィールドは、選択してデリートで削除しておきます。しなくても構いませんが・・

エクセルで住所録を作っておけば、このように他のソフトで利用できます。しかし、ワードで作った住所録はワード以外では利用できませんし、追加・削除などの編集が大変です。

ワードの葉書宛名印刷ウィザードは、昔のワード95からありましたが、さすがにワード2003のものは進化しているようです。途中で郵便番号が5桁から7桁に変わり、対応が遅れたことで、殆ど使わなくなりましたが、久しぶりに使うと便利に使えそうです。

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この記事へのコメント

いーさん
2011年12月19日 19:34
パソコンを購入して初めての12月このソフトで年賀状を作りました。その時は裏面のみで、宛名は筆ペンで。せめて宛名は手書きで、とこだわっていましたが、データを作り活用してみたいです。